Conditions

1.Conditions d’accès aux services

Toute structure (mairie, association, conservatoire, chorale ou orchestre, théâtre, etc.) désirant accéder aux services du Parc doit être membre utilisateur adhérent à l’Association (Parc de matériel instrumental). Cette inscription est validée par la réponse au questionnaire joint à notre premier courrier.

L’adhésion est valable du 1er janvier au 31 décembre. Son montant, fixé en Assemblée Générale, est dû avec la première facture de l’année civile en cours.

Les personnes physiques n’ont pas accès directement à cette qualité de membre.

2.Procédure d’accès à un prêt d’instruments

a) Le parc adresse aux utilisateurs un devis correspondant aux demandes exprimées.

Le devis et l’option de réservation qu’il constitue sont valables 21 jours

b) Le devis accepté (ou un bon de commande) sera retourné au Parc, comportant obligatoirement les mentions suivantes :

• - coordonnées de la structure demandant le prêt et de la personne responsable de l’opération,
• - liste des instruments et du matériel,
• - prix de la location,
• - jour de l’enlèvement des instruments et du matériel,
• - jour de retour de l’ensemble,
• - coordonnées de l’assureur couvrant l’opération.
• - les renseignements demandés concernant l’opération.

Ce document servira, à l’exclusion de tout autre, à déterminer la structure utilisatrice, seule destinataire de la facturation.

3.Caution

Une caution sera demandée en fonction de la nature et de la valeur des instruments loués (500, 1 500 ou 3 000 €) sous forme d’un chèque, au plus tard à l’enlèvement. Ce chèque sera restitué au retour du matériel.

Sur demande, cette procédure de caution peut être rendue annuelle, le chèque étant restitué le 31/12 de l’exercice en cours.

4.Exécution des opérations de prêt

Les personnes procédant à l’enlèvement, au transport et au retour des instruments sont réputées de ce fait être mandatées par la structure utilisatrice et, à ce titre, visent et lui transmettent les documents.

L’utilisateur est responsable des instruments hors des locaux du Parc instrumental de l’Orchestre national d’Île-de-France et se charge de tout contentieux impliquant un transporteur tiers qu’il aurait mandaté Il appartient à l’utilisateur d’assurer le matériel contre tous les risques encourus. Lors de l’enlèvement et du retour du matériel, un contrôle de la liste de ce dernier est effectué. Le constat de l’état du matériel est établi contradictoirement par l’utilisateur et par le(s) régisseur(s) du Parc instrumental de l’Orchestre national d’Île-de-France .

Au départ, une fiche d’enlèvement est délivrée, comportant la liste des instruments et les dates de début et de fin de l’opération.

Au retour, une fiche est éventuellement à nouveau délivrée, comportant la mention des instruments non restitués et des détériorations survenues s’il y a lieu.

Les instruments restent la propriété exclusive du Parc instrumental de l’Orchestre national d’Île-de-France et l’utilisateur s’interdit de sous-louer ou de prêter le matériel confié.

D’une manière générale et dans tous les cas, le matériel pris en charge ne peut être ni inscrit à l’actif de l’utilisateur, ni saisi ou donné en gage.

Le Parc instrumental de l’Orchestre national d’Île-de-France ne prend pas en charge :

• - La manutention de chargement et de déchargement des matériels et instruments,
• - L’accord des instruments (orgues, clavecins, percussions etc.),
• - L’assurance entre le départ et le retour dans ses locaux,
• - Le transport des matériels et des instruments,
• - L’emballage et l’envoi du matériel et des instruments par colis, messagerie, etc.
• - La fourniture de la «baguetterie», qui reste le fait des percussionnistes

En outre, les utilisateurs sont avisés que certaines conditions sont requises pour la prise en charge des instruments :

- Le véhicule utilisé doit être adapté à la nature et à la quantité des instruments. Les instruments seront protégés par des couvertures ou des garnitures, attachés dans le véhicule, non empilés lorsque leur nature l’interdit. Les couvertures et les sangles ne sont pas fournies par le Parc instrumental de l’Orchestre national d’Île-de-France.

- En particulier, les gros instruments (clavecins et orgues),ne seront pas confiés en cas de présentation d’un utilisateur avec un véhicule non adapté, dans lequel l’instrument ne pourrait être chargé sur un plancher plat et continu, un clavecin étant indifféremment disposé sur l’échine ou à plat. Les claviers de percussion, (marimbas, xylo/vibraphones, jeux de tubes cloches etc.) sont prêtés montés. Les utilisateurs qui se verraient obligés de les démonter devront assurer eux-mêmes, sous leur responsabilité, les opérations de démontage et de remontage. Le contrôle après restitution prendra particulièrement en compte les conséquences éventuelles de ces opérations.

Le prix de location des instruments est indiqué sur le devis.

Une facture est établie après restitution du matériel. Les instruments manquants seront facturés à leur valeur de remplacement. Les dégradations seront facturées pour le prix de la réparation. La restitution tardive du fait de l’utilisateur donne lieu à une facturation supplémentaire.

Le paiement s’effectue à réception de la facture, sauf stipulation contraire lors de l’élaboration du devis ou du bon de commande. La loi du 31 décembre 1992 fait obligation de vous indiquer que le non respect des conditions de paiement entraîne des intérêts de retard suivant modalités et taux définis par la dite loi.